- কেন্দ্রীয় কার্যালয়ের নির্দেশনা মোতাবেক সকল ইমেইল ব্যবহারকারীকে প্রাথমিকভাবে ৫(পাঁচ) গিগাবাইট স্পেস প্রদান করা হয়েছে
- ব্যবহারকারী তার ইমেইল একাউন্টের পাসওয়ার্ড প্রাপ্তির সাথে সাথে পাসওয়ার্ডটি হালনাগাদ করবেন এবং সংরক্ষণ করবেন
- ব্যবহারকারী পাসওয়ার্ডের পরিবর্তনের ক্ষেত্রে অন্ততঃ একটি uppercase, lowercase, digit, special character ব্যবহার করে শক্তিশালী পাসওয়ার্ড ব্যবহার করবেন। ন্যূনপক্ষে প্রতি ০৬(ছয়) মাসে অথবা কোনো সন্দেহজনক কার্যক্রম পরিলক্ষিত হলে ব্যবহারকারী সাথে সাথে পাসওয়ার্ড এর পরিবর্তন করবেন।
- ব্যবহারকারী ইমেইল এর গোপনীয়তা সংরক্ষণ করবেন , কোনোভাবেই পাসওয়ার্ড ও ব্যক্তিগত তথ্য অননুমোদিত কারও সাথে শেয়ার করা যাবে না। ব্যবহারকারী তার নিজস্ব ইমেইল অ্যাকাউন্ট কিংবা তার নিকট দায়বদ্ধ ইমেইল অ্যাকাউন্টের অ্যাক্সেস গোপন রাখা এবং নিজেদের কম্পিউটার কিংবা কম্পিউটিং ডিভাইস এবং ডাটা সুরক্ষিত রাখার জন্য দায়বদ্ধ।
- ব্যবহারকারী কোনো কারণে পাসওয়ার্ড ভুলে গেলে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের থেকে পাসওয়ার্ড পুনরুদ্ধার করবেন।
- ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টে অননুমোদিত অ্যাক্সেস রোধ করার জন্যে ব্যবহারকারী কিংবা দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা/কর্মচারি পর্যাপ্ত সতর্কতা অবলম্বন করবেন এবং প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা নিবেন। উদাহরণস্বরূপ , বলা যেতে পারে ইমেইল ব্যবহারকারী তার ইলেকট্রনিক ডিভাইস লক করে রাখবেন যখন সে তা থেকে দূরে থাকবেন। যদি তিনি কোনো পাবলিক কম্পিউটার থেকে ইমেইলে অ্যাক্সেস করে থাকেন তাহলে ব্যবহার শেষে লগআউট করে ব্রাউজারের কুকি মুছে ফেলবেন।
- ব্যবহারকারী তাদের ব্যবহৃত যে সব ডিভাইসে (মোবাইল , ল্যাপটপ , নোটবুক , ট্যাব ইত্যাদি) ইমেইল সেবা কনফিগার ( configure), সিংক ( sync) অথবা ইমেইল ক্লায়েন্ট সফটওয়্যার সংযোজন করেছেন , সে সব ডিভাইসের মাধ্যমে যাতে ইমেইল সেবার নিরাপত্তা হুমকির মুখে না পড়ে তা নিশ্চিত কববেন।
- আউটলুক কনফিগারেশন এর ক্ষেত্রে ব্যবহারকারীগণ IMAP সেটিংস সিলেক্ট করে কনফিগারেশন করবেন।
- ব্যবহারকারী তার মেইলবক্স ফুল হয়ে যাচ্ছে কিনা সে বিষয়ে সজাগ থাকবেন এবং মেইলবক্স ফুল হয়ে যাবার পূর্বেই তা আর্কাইভ করা নিশ্চিতপূর্বক মেইলবক্স খালি করবেন । নির্ধারিত স্পেস শেষ হবার পূর্বেই সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারী নিজ দায়িত্বে লোকাল পিসি/ল্যাপটপ-এ ইমেইল আর্কাইভ এবং সংরক্ষণ করবেন যাতে করে পূর্বের সকল ইমেইলপ্রাপ্তি নিশ্চিত হয়। সপ্তাহে অন্ততঃ একবার, সম্ভব হলে প্রতিদিন একাজ সম্পন্ন করবেন।
পাসওয়ার্ড হালনাগাদের করার জন্য অনুগ্রহপূর্বক এই লিংকের ভিডিও টি দেখুন https://youtu.be/W_U6gTz0mcM?t=24
আউটলুক কনফিগারেশনের সময় Incoming & Outgoing mail server হিসেবে যা বসাতে হবে: mail.btcl.com.bd, আউটলুক ইন্সটলের পদ্ধতি দেখতে এই ভিডিওটি দেখুন http://bit.ly/2lL9vrz
আউটলুক আর্কাইভ করার মাধ্যমে ইমেইলসমূহ সংরক্ষণ করার পদ্ধতি জানার জন্য অনুগ্রহপূর্বক এই লিংকের ভিডিও টি দেখুনhttp://bit.ly/2lL8JLb (2010) এবং http://bit.ly/2mcUHlJ
কেন্দ্রীয় কার্যালয়ের নির্দেশনা মোতাবেক সকল ব্যবহারকারীকে btcl.gov.bd ডোমেইনের ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহারের নির্দেশনা রয়েছে। সেক্ষেত্রে পূর্ববর্তী btcl .com.bd এবং btcl.net.bd ডোমেইনের যেসকল ইমেইল অ্যাকাউন্ট বিভিন্ন দপ্তরে ব্যবহৃত হত সেগুলোর ব্যবহারকারীগণ আগত ইমেইল দেখার জন্যে (view ) সেসব অ্যাকাউন্টে আগত ইমেইল নতুন প্রবর্তিত btcl.gov.bd ডোমেইনের অ্যাকাউন্টে ফরওয়ার্ড করে রাখতে পারেন। ফরওয়ার্ড করার পদ্ধতির ভিডিও দেখতে নিচের লিংকে দেখুন-
https://www.youtube.com/watch?v=1q0bAYCYgy0বিটিসিএল ইমেইল গাইডলাইন প্রবর্তনের পূর্ব পর্যন্ত ব্যবহারকারী গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ এর “সরকারি ইমেইল নীতিমালা ২০১৮” অনুসরণ করে চলবেন।
- প্রথমে 'btclemail.vcf' ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার কম্পিউটারের কোথাও সেভ করুন। ফাইলটি নোটপ্যাডে খুলে আপনার আকাংক্ষিত ইমেইল ঠিকানা/কন্ট্যাক্টসমূহ সংযুক্ত করুন এবং অনাকাংক্ষিত ইমেইল ঠিকানা/কন্ট্যাক্টসমূহ বিযুক্ত করুন। অতঃপর ফাইলটি সেভ করুন।
- এরপর আপনার ইমেইল ঠিকানায় প্রবেশ করে উপরে ডানদিকে 'Contact' মেন্যুতে ক্লিক করুন। এর ফলে নতুন ইউন্ডো আসবে।
- অতঃপর উপরে বামদিকে 'Import' আইকনে ক্লিক করুন। এর ফলে নতুন উইন্ডো আসবে। সেখানে 'Choose Files' মেন্যুতে ক্লিক করে ডাউনলোডকৃত ফাইলটি সিলেক্ট করুন।
- সবশেষে 'Import' বাটনে ক্লিক করুন। Import সফল হলে "Successfully imported nn contacts." লেখা আসবে। অতঃপর 'Done' বাটনে ক্লিক করে প্রক্রিয়াটি সমাপ্ত করুন।
- এখন ইমেইল প্রেরণের ক্ষেত্রে ইমেইল ঠিকানা টাইপ করার সময় আপনার 'Import' কৃত ইমেইল ঠিকানাগুলো সাজেশন হিসেবে আসবে।
- এছাড়া পৃথক পৃথকভাবে একটি একটি করেও কন্ট্যাক্ট আপলোড করা যায়। এক্ষেত্রে নিচে বামদিকে "+ Create new contact" অপশন থেকে এটি করা যায়।